Особенности коммуникации в консалтинговых проектах, в т.ч. с привлечением внешних экспертов

Автор: Артем Чемерский, эксперт по внутреннему аудиту, член Ассоциации «Институт внутренних аудиторов»[1]

Внутренний аудит играет ключевую роль в обеспечении эффективного функционирования организаций, выявляя риски и предлагая пути их минимизации. В современных условиях компании привлекают внешних экспертов для выполнения сложных проектов внутреннего аудита и консалтинговых проектов, требующих специализированных знаний или навыков. Эффективная коммуникация в таких проектах является критически важной и имеет свои особенности.

В этой статье я поделюсь советами по взаимодействию с заказчиками консалтинговых проектов, владельцами бизнес-процессов и внешними экспертами. Статья ориентирована на внутренних аудиторов, которые начинают погружаться в выполнение консалтинговых проектов, а также на руководителей СВА, которые рассматривают возможности для расширения сферы влияния в компании за счет привлечения внешних экспертов.

Среди основных ограничений для привлечения внешних экспертов обычно называют высокую стоимость услуг и сложность обоснования этих затрат перед руководством компаний. Как показали результаты опроса, в котором приняли участие 130 внутренних аудиторов, 22% компаний за 2024 год выделяли средства на внешних экспертов (для проектов СВА) и на развитие компетенций сотрудников СВА, 48% — только на развитие компетенций, а остальные 30% — не выделяли средства ни на то, ни на другое.

С помощью правильной коммуникации с внешними экспертами можно добиться нужных результатов, не прибегая к реализации дорогостоящих проектов. Одна из целей этой статьи – повышение доступности услуг внешних экспертов для широкой аудитории за счет некоторых инструментов оптимизации затрат и снижения рисков получения негативного результата.

1. В чем основные отличия консалтинговых проектов от аудиторских?

Процессные аудиты в первую очередь нацелены на обеспечение уверенности. Внутренние аудиторы самостоятельно определяют круг вопросов, степень погружения в них и сроки аудита, чтобы обеспечить достоверность этих гарантий. В то время как консалтинговые проекты отличаются следующими особенностями:

• Это внеплановые задачи для принятия управленческого решения или устранения ранее выявленной проблемы.

• Проекты имеют четкие границы, обозначается конкретный вопрос или проблема на пересечении нескольких процессов.

• Сроки проектов ограничены, обычно очень сжатые и после установления могут еще сократиться.

В части выполнения консалтинговых проектов я бы выделил и другие отличия от аудитов:

• Не требуется обязательное оформление аудиторских документов в установленном порядке.

• Оценка системы внутреннего контроля процесса также не является обязательным результатом работы.

• При этом не исключено участие ВА в операционной деятельности (например, участие в рабочих совещаниях и разработке решений).

В то же время в консалтинге, как и в аудите, используется тот же набор аудиторских процедур и форм коммуникации, а также риск-ориентированный и системный подход к вопросу.

Как показывает моя практика, наблюдается постепенный рост затрат трудовых ресурсов СВА на консалтинг и внеплановые проверки от 10% в 2020 году к 30% в 2024 году. Подробно о поиске баланса по затратам ресурсов СВА на консалтинг и процессный аудит можно прочитать в моей статье «Преимущества и ограничения консалтинга при росте запросов на него» в журнале «Внутренний аудитор» № 2 (26), 2024.

2. Как построить диалог с заказчиком, чтобы результаты оправдали его ожидания?

Заказчики процессных аудитов могут выступать и заказчиками консалтинговых проектов. Но чаще всего запросы на консалтинг поступают от топ-менеджмента компаний и менеджмента уровнем ниже.

В первую очередь следует зафиксировать цели и ожидания заказчика. Это может быть перечень интересующих вопросов, его гипотезы по этой теме. Далее важно указать ограничения проекта: например, при оценке экономического эффекта не учитывать влияние определенных факторов, при оценке соблюдения регламента закупок не анализировать закупку услуг у дочерне-зависимых организаций. Обязательно согласуйте оптимальные сроки на предоставление отчета, ведь обычно консалтинг требуется для принятия конкретного решения, а ложка, как мы знаем, дорога к обеду.

Следующий важный момент – это выбор формата коммуникации и отчетности. Например, заказчик может пожелать еженедельные совещания с промежуточными результатами или провести предварительное обсуждение результатов со службой экономической безопасности. Формат отчета тоже имеет значение, поскольку все люди по-разному воспринимают информацию: одним требуются подробности с аналитикой и фотографиями, другие предпочитают краткий устный рассказ с основными графиками и выписками из документов.

Опыт подсказывает, что в идеале надо задокументировать поставленную задачу со всеми ее параметрами. В зависимости от особенностей корпоративной культуры в компаниях отличаются подходы к формату постановки задач: от устного распоряжения и сообщения по почте до приказа о создании рабочей группы. Задача СВА – получить четко сформулированную задачу, где указаны все те моменты, о которых я писал выше. В противном случае, СВА рискует получить неудовлетворительную оценку своей работы, поскольку со временем заказчик может поменять восприятие текущей ситуации или попросту забыть какие-то договоренности из-за большого потока информации.

3. Отличается ли коммуникация при аудитах и консалтинге?

В целом взаимодействие с владельцами бизнес-процессов, по которым ведется аудит или консалтинг, сильно не отличается. Но особенности консалтинга в части сжатых сроков и узкой направленности диктуют нам некоторые условия. Сделаю акценты для особого внимания:

• Установление личного контакта с основным владельцем информации. При этом неважно, каким уровнем должности или ответственности располагает этот сотрудник. Главное, чтобы он обладал нужной компетенцией и был готов предоставлять документальные подтверждения.

• При сжатых сроках очень важно достижение договоренности о беспрерывном взаимодействии по всей организации. Например, вы согласовали взаимодействие со специалистом, работающим в филиале на Крайнем Севере, а он через пару дней уедет в отпуск на месяц и будет недоступен. Важно оговорить готовность работать в оперативном режиме и наличие заместителей.

• Обозначение сроков и контроль их соблюдения при отправке запросов информации требуется во всех проектах внутреннего аудита, но для консалтинга – это особенно важно. Поэтому изначально проговаривайте с исполнителем по запросу, реально ли дать ответ в определенный срок. Если такой возможности нет, то проговаривайте варианты сокращения объемов запроса или самостоятельного доступа к информации.

• Раннее оформление проекта отчета с формированием тезисов поможет СВА подстраховаться на случай внезапного сокращения срока проекта. Я стараюсь начать оформление отчета, как только появляются обоснованные наблюдения, выводы и предложения. Это также позволяет не потерять логическую нить при длительном проекте.

• Если по заданию заказчика требуется провести предварительное согласование с каким-либо подразделением, то известите руководителя этого подразделения и заблаговременно согласуйте дату обсуждения.

Отдельного внимания заслуживают примеры противодействия со стороны владельцев бизнес-процессов, особенно ярко такие примеры проявлялись при привлечении внешних экспертов к проектам по строительному контролю:

• ограничение информационного поля и дезинформация,

• затягивание сроков предоставления документации,

• изменение маршрутов осмотра объектов проверки,

• сопротивление при согласовании итоговых наблюдений и рекомендаций.

Предотвратить такое противодействие невозможно, но быть готовым к нему – необходимо. В качестве инструментов борьбы с противодействием приведу, в т.ч., следующие:

• установление порядка взаимодействия, согласование перечня запрашиваемой информации, документальное подтверждение результатов и запись разговоров,

• проверка обоснованности изменения маршрута, согласование с экспертами, повторное посещение объектов без сопровождения,

• актирование замечаний сразу при их обнаружении, составление протокола разногласий.

В случае обнаружения явной дезинформации следует выводить разбор таких случаев на уровень топ-менеджмента, чтобы виновные лица понесли дисциплинарную ответственность и подобные факты не повторялись вновь. В моей практике откровенного подлога не встречалось, однако были признаки неумышленного предоставления сведений, потерявших актуальность. Например, СВА проводилась проверка соответствия параметров объекта проектной и рабочей документации, но нам были предоставлены не все изменения к проекту.

4. На что нужно обратить внимание при взаимодействии с внешними экспертами?

В этом разделе я рассмотрю проблемы при привлечении внешних экспертов и как можно их минимизировать. В качестве лирического отступления обратимся к результатам одного из опросов 2025 года среди 303 внутренних аудиторов касательно оценки эффективности для компаний от привлечения консультантов для выполнения задач, не связанных с аудитом.

Если не учитывать 23% опрошенных, которые не имели опыта проверки эффективности от привлечения консультантов, то отзывы получаются неоднозначные и укрупненно выглядят так:

• 29% положительных,

• 61% нейтральных,

• 10% негативных.

Касательно эффективности внешних экспертов, привлекаемых для проектов СВА, опрос не проводился. Однако, можно привести результаты опроса 272 внутренних аудиторов в Телеграм-канале ИВА в феврале 2025 года о ключевых ограничениях при привлечении внешних экспертов для целей аудита:

 

Далее я приведу примеры правильной коммуникации, с помощью которых можно минимизировать обозначенные в опросе проблемы.

Стоимость и сроки

Для их снижения стоит понять основной принцип ценообразования консультационных услуг. В большинстве случаев оно основывается на часовых ставках и трудоемкости предоставляемой услуги. Поэтому до заключения договора важно самостоятельно выполнять ряд подготовительных операций вместо того, чтобы внешние эксперты тратили свое время на их выполнение или ожидание:

• Выполните выборку объектов для проверки в части минимально необходимого количества проверочных мероприятий для получения репрезентативных выводов (например, взять одну локацию, по одному договору – нескольких топ-поставщиков и т.д.)

• При выборе потенциальных экспертов уточните, какой список специалистов они планируют привлекать для проекта. На стоимость может повлиять включение в состав команды излишнего количества руководителей, узких специалистов, необходимость которых может вызвать у вас сомнение. Также можно отрегулировать процент участия этих специалистов в проекте, например, сделав его 50% или 30% при необходимости.

• Постарайтесь собрать всю необходимую для работы документацию до начала работы экспертов. Если нет четкого понимания по перечню запрашиваемой информации, то уточните у экспертов.

• Проработайте минимизацию времени работы экспертов непосредственно на объектах (например, при строительных аудитах). Обычно на этой фазе работы значительно возрастают накладные расходы приглашенных экспертов.

Защита конфиденциальной информации

При заключении договора NDA стоит тщательно проработать корректное указание в нем следующих положений:

• Перечень конфиденциальной информации. Например, при проверке качества проектирования стоит позаботиться о защите уникальных технологий, внедряемых на производстве.

• Сроки неразглашения. Обычно минимальный срок составляет 5 лет.

• ФИО и должности ответственных за передачу информации как со стороны СВА, так и со стороны команды экспертов, чтобы обозначить персональную ответственность.

• Средства и порядок обмена информацией. Используется передача архивов документации с паролем либо специальное облако с доступом по логину и паролю.

Контроль и взаимодействие с экспертами

Построение доверительных отношений и оптимальной коммуникации – один из ключевых факторов успеха в совместных проектах, на достижение которого обычно уходит несколько лет сотрудничества. Чтобы как можно скорее получить желаемый эффект, нужно учесть в работе следующие аспекты:

• При наличии языковых барьеров предусмотрите тщательный подбор переводчика со знанием культуры и технической терминологии.

• Слаженная командная работа СВА и экспертов, в моем понимании, подразумевает тесное взаимодействие и погружение в методику выполнения работ. При этом стоит выделять время на внутреннее общение между экспертами.

• Управление конфликтами также имеет место в построении правильной коммуникации. С самого начала взаимодействия с экспертами и владельцами процессов контролируйте соблюдение этики деловых переговоров. При возникновении открытых конфликтов замыкайте коммуникацию на себя – не стоит тратить время на поиск компромиссов.

• Отчетность следует предусмотреть исходя из длительности проекта. Например, по длительным проектам я предпочитаю устанавливать 2 формата отчетности: краткую оперативную еженедельную и поэтапную ежемесячную более детализированную.

Заключение

На XVII Национальной конференции Института внутренних аудиторов «Внутренний аудит в России» 211 участников составили облако тегов, отображающее главные преимущества привлечения внешних экспертов для проектов внутреннего аудита.

Как мы видим, разными формулировками опрашиваемые отметили следующие ключевые преимущества:

• сторонний взгляд на процессы и независимость при формировании их оценки,

• наличие требуемых компетенций и опыта проверок по узкой специализации,

• внедрение лучших практик на основе собственной базы для сравнения (бенчмаркинг),

• дополнительный ресурс СВА для расширения сферы влияния.

Эффективная коммуникация — это ключевой фактор успеха консалтинговых проектов. Она требует внимания к деталям и постоянной адаптации стратегий взаимодействия в зависимости от специфики проекта и команды. Эффективная коммуникация в консалтинговых проектах внутреннего аудита, особенно с участием внешних экспертов, требует тщательного планирования и учета множества факторов. Установление четких каналов общения, определение ролей и ответственности, а также внимание к культурным и языковым особенностям помогают минимизировать риски и достигать поставленных целей проекта. Надеюсь, мои советы помогут СВА и компаниям получать не только качественный анализ, но и улучшить внутренние процессы на основе лучших практик и адаптированных рекомендаций независимых экспертов.

---

[1] Ассоциация «Институт внутренних аудиторов» (Ассоциация «ИВА»), зарегистрированная в 2000 г., является профессиональным объединением внутренних аудиторов, внутренних контролеров и работников других контрольных подразделений российских компаний и организаций. Подробности на сайте www.iia-ru.ru