Автор: Корф Владимир Владимирович, внутренний аудитор, заместитель директора департамента внутреннего контроля, Агрохолдинг
Введение
Важность уборочной кампании в сельском хозяйстве не может быть переоценена, ведь как известно народная мудрость гласит — «На уборке на час опоздаешь – годом не наверстаешь».
Успешность уборочной кампании значительно зависит от многих процессов и факторов начиная от производственного планирования, закупок услуг, ремонтов, до погодных условий.
В сельскохозяйственном производстве каждое звено процесса должно функционировать безупречно, начиная от расчета потребности в технике и персонале, и заканчивая правильным хранением собранной продукции.
Рассматривая этот процесс как один из ключевых элементов аграрного управления, необходимо уделять особое внимание деталям и рискам, сопутствующим каждому этапу от планирования до фактического исполнения.
Аудит системы управления уборочной кампанией должен инициироваться не после запуска процессов уборки, а на этапе их планирования. Важно уточнить, что аудитор не должен принимать участие в операционной деятельности компании, поэтому изначально необходимо включить аудитора в качестве наблюдателя в производственные совещания. Основной целью является профилактика рисков и минимизация возможных потерь, которые могут оказать значимое влияние на финансовые результаты. Учитывая серьезность потенциальных рисков, предварительное глубокое изучение и понимание механизмов и процессов уборочной кампании становится необходимым, для того, чтоб более эффективно оценить процессы, минимизировать потенциальные проблемы и давать в аудиторских отчетах рекомендации способные оказать существенную поддержку бизнесу.
В этой статье будут освещены только ключевые аспекты, которые аудитор должен учитывать при анализе уборочного процесса, а также частично обозначены методы контроля, необходимые для его эффективного управления. Мы сосредоточимся на отраслевой специфике и уникальных характеристиках сельскохозяйственного производства, оставив в стороне общие риски и задачи, характерные для стандартных аудитов, такие как планирование, закупки или ремонтные работы. Этот акцент позволит глубже понять специфические вызовы и возможности, с которыми сталкиваются аграрии в рамках уборочной кампании.
Ключевые факторы успешного аудита
Для проведения эффективного аудита решающее значение имеют несколько аспектов. Во-первых, служба должна пользоваться авторитетом внутри компании. Во-вторых, крайне важно, чтобы в команде были опытные аудиторы, которые имеют профессиональный опыт работы в аграрной отрасли и реальное представление о процессах на полях во время уборки.
Кроме того, необходима тщательная предварительная подготовка: сбор и анализ аналитических данных о прошлых уборочных кампаниях, включая даты начала и окончания уборки, количество используемой техники, механизаторов и водителей, производительность техники, инциденты, штрафы за простои, поломки, а также погодные условия в период уборки. Эти данные позволяют анализировать взаимосвязи между фактическими результатами, выявленными недостатками и последствиями, что в свою очередь способствует прогнозированию возможности повторения подобных ситуаций в будущих кампаниях.
Начало и завершение аудита управления уборочной компанией
Аудит управления уборочной компанией представляет собой непрерывный процесс, в рамках которого аудитор имеет возможность наблюдения за всеми этапами работы с самого начала. Но когда же наступает это начало? В практическом плане начальной точкой часто становятся месяцы январь и февраль. В течение этого периода происходит корректировка структуры посевных площадей, что лежит в основе прогнозирования валового сбора урожая. Затем следует этап планирования, включая расчет потребностей в автотранспорте, комбайнах, персонале и местах для хранения урожая.
Организации с развитой системой внутреннего контроля обладают четкими регламентами, определяющими процесс взаимодействия всех ответственных лиц и подразделений. Эти регламенты устанавливают контрольные точки, сроки, инструкции по документообороту и процедуры взаимодействия в процессах расчета потребностей, закупок, заключения договоров, привлечения техники и персонала, а также ремонтов и действий в ходе сбора урожая.
А когда наступает финальная стадия аудита? Завершением аудита считается дата окончания уборки зерновых культур. Именно в это время аудитор объединяет все собранные данные, включая промежуточные отчеты и рекомендации, а также оценивает корректирующие действия, предпринятые менеджментом. В финальном отчете аудитор описывает не только выявленные риски, но и предотвращенные потери, подчеркивая пользу проведенного аудита.
Планирование ресурсов для уборочной кампании: техника, транспорт и люди
В начале каждого года, обычно в январе и феврале, производственные предприятия пересматривают структуру посевных площадей и обновляют прогнозы урожайности по различным культурам. Исходя из этих данных, планируются показатели валового сбора урожая, что является основой для дальнейшего планирования ресурсов уборочной кампании.
На этом этапе производственная и финансовая службы предприятия проводят детальные расчеты потребностей не только в уборочной технике, такой как комбайны, но и в грузовом транспорте, необходимом для эффективного перемещения урожая. Кроме того, учитываются потребности в охранных услугах, текущем ремонте весовых хозяйств, а также поддержании и обеспечении надлежащих условий хранения урожая.
Области, требующие внимания аудитора:
1. Нереалистичные исходные данные для планирования: планирование уборочной кампании может осуществляться с опорой на нереалистичные ожидания, такие как «убрать за 14 дней», максимальная производительность техники, слишком оптимистичные данные о валовом сборе. Планирование осуществляется без учета ограничений вместимости мест хранения, пропускной способности весовых, производительности человеческих ресурсов и влияния внешних факторов, таких как загруженность сторонних элеваторов и затраты на привлечение дополнительной техники. В результате происходит неэффективное распределение ресурсов и увеличение логистических затрат.
2. Игнорирование собственного автопарка и уборочной техники: не полный учет собственного автопарка и ориентация исключительно на арендованную технику могут привести к неоправданным затратам на аренду и недостаточному использованию собственных активов. При расчете потребности в арендуемой технике необходимо учитывать наличие собственной техники, ее состояние, а также целесообразность и стоимость ремонта по сравнению с затратами на привлечение арендованной техники.
3. Пренебрежение базисами для транспортировки в расчетах: при расчете потребности в транспортных средствах необходимо учитывать базисы поставки, так как цена перевозки зависит от протяженности маршрута. Для этого необходимо спрогнозировать будущие маршруты перемещения транспортных средств и утвердить базисы, от которых будет зависеть дальнейшая стоимость перевозки.
4. Игнорирование разнообразия типов транспортных средств в расчетах: неучет различных типов транспортных средств может привести к нерациональному использованию транспорта. Это особенно важно, когда требуется специализированный транспорт для определенных маршрутов перевозки груза с поля на ток, например, из-за ландшафтных ограничений.
5. Неучтенные перегоны уборочной техники между юридическими лицами компании: игнорирование возможности координации ресурсов в рамках одного предприятия может привести к увеличению затрат на уборочную кампанию. На основе исторических данных целесообразно составить сценарии уборки, разработав несколько вариантов перегона уборочной техники между юридическими лицами. После завершения уборки в одном юридическом лице техника может быть перенаправлена на уборку в другом, снижая таким образом затраты на уборочную кампанию.
6. Отсутствие собственных механизаторов: работа комбайнера носит сезонный характер. Часто часть сотрудников работает механизаторами в штате компании, а часть нанимается по договору подряда перед уборкой. Необходимо заранее провести инвентаризацию штата сотрудников, мониторинг рыночных ставок по заработной плате и при необходимости урегулировать вопросы оплаты. Следует также начать поиск механизаторов заранее, так как с приближением уборочной кампании конкуренция на рынке на сезонных работников возрастает. В противном случае, может произойти ситуация, когда штат комбайнеров будет не укомплектован, что приведет к увеличению затрат на уборку за счет привлечения арендованного транспорта.
Пример недостаточного планирования транспортных ресурсов: заниженная потребность в самосвалах для маршрута «поле – ток» и завышенная потребность в сельскохозяйственных грузовиках для маршрута «ток – элеватор» в условиях ландшафтных ограничений и холмистой местности могут привести к серьезным последствиям. Недостаточное количество самосвалов вызывает задержки в вывозе продукции на ток, простои комбайнов и невыполнение планов по доставке продукции на элеватор. В то же время, избыточное количество сельскохозяйственных грузовиков приводит к их простоям.
Закупка услуг по уборке и перевозке зерновых культур
Закупка услуг по привлечению уборочной техники и перевозчиков осуществляется с учетом расчетов, полученных на этапе планирования. В большинстве компаний формируются технические задания, которые служат основой для проведения тендера. В процессе аудита закупок необходимо обратить внимание не только на соблюдение регламентов и требований процесса закупок, но и на наличие ключевых аспектов, которые могут повлиять на эффективность и качество предоставляемых услуг, а также обеспечить юридическую защиту компании. От качественно проведенной закупочной процедуры зависят многие факторы, такие как своевременное наличие техники, ее техническое состояние, дополнительные расходы на техобслуживание и безопасность процесса уборки. Важно учитывать все эти аспекты для обеспечения успешной и эффективной уборочной кампании.
Области, требующие внимания аудитора:
1. Сроки тендерных процедур: тендерные процедуры должны начинаться «заблаговременно», за несколько месяцев до начала уборочной кампании. Такой подход позволяет компании избежать тендерных процедур, проведенных в сжатые сроки, и защищает от увеличения стоимости услуг вследствие ограниченного количества оставшихся предложений на рынке. Большая часть поставщиков услуг к началу уборки уже будет иметь заключенные контракты, а оставшиеся с высокой вероятностью смогут диктовать невыгодные условия и предлагать устаревшую технику.
2. Проверка контрагентов: проверка контрагентов требует особого внимания и тщательности. В дополнение к стандартной оценке благонадежности и анализу информации из различных аналитических платформ, их деловых связей и возможных судов, особое значение имеет наличие у контрагента необходимой уборочной и автотранспортной техники, а также убедиться в легитимности заключенных договоров аренды и лизинга, чтобы избежать рисков изъятия техники в процессе уборки. Необходимо также оценить наличие достаточных человеческих ресурсов у контрагента, чтобы предотвратить случаи переманивания собственных механизаторов. Анализировать историю работы контрагента с другими компаниями, связываясь с предыдущими нанимателями, крайне важно для понимания качества их услуг и надежности сотрудничества.
3. Стоимость услуг: необходимо убедиться в соответствии цен рыночным условиям. Завышенные цены на услуги могут снизить экономическую эффективность уборочной кампании, в то время как занижение стоимости услуг, демпинг, может привести к заключению договоров с ненадежными поставщиками. Перевозчики, предлагающие демпинговые цены, часто не имеют собственных транспортных средств и могут столкнуться с проблемой оттока водителей к конкурентам, предлагающим более выгодные условия сотрудничества.
4. Договор: заключение договора является критически важным аспектом в организации уборочной кампании. В договоре должны быть четко указаны сроки проведения кампании с гибким графиком, площади уборки и количество единиц техники, производительность техники, условия прибытия, скоростные режимы, правила заправки топливом и обязательства по установке отслеживающего оборудования. Необходимо предусмотреть штрафные санкции за непредоставление техники и её простой, порядок фиксации нарушений, а также адреса представителей сторон и обязательства по срокам проведения ремонтных работ.
В договоре должны быть также включены положения о компенсациях в случае непредоставления техники и возможность актуализации потребностей с учетом биологической урожайности путем заключения дополнительных соглашений в процессе уборки. Важно предусмотреть возможность снижения цены в случае неурожая или значительного снижения плановой урожайности. Такой договор обеспечит юридическую защиту и создаст основу для эффективного сотрудничества, способствуя успешному проведению уборочной кампании.
Пример недостаточно проработанных договорных условий:
если в договоре не предусмотрена обязанность подрядчика убрать закрепленные площади независимо от установленных сроков, существует риск того, что подрядчик, не справившись с темпами уборки и объемом закрепленной территории, может оставить хозяйство недоубранным. В подобной ситуации подрядчик может быть вынужден покинуть объект для выполнения наступивших обязательств перед другим заказчиком, что приведет к значительным убыткам от осыпания урожая, снижению качества при наступлении обильных осадков, увеличению сроков уборки.
если в договоре не закреплены скоростные режимы, привязанные к фактической урожайности, и не установлены системы контроля за соблюдением этих режимов на комбайнах, существует высокий риск, что комбайнеры подрядчика будут завышать скоростные режимы. Это увеличивает риски потерь урожая из-за осыпания при несоблюдении оптимальных скоростных режимов.
Строительство и ремонт инфраструктуры
В большинстве крупных компаний услуги по строительству и ремонту подпадают под действие закупочных процедур, условия которых включают длительные сроки согласования, заключения договоров и оплаты. В результате остается мало времени на непосредственно ремонтные или строительные работы. Неготовность инфраструктуры может иметь серьезные последствия, оказывая влияние на качество хранения урожая, выполнение договорных условий продаж и контроль за сохранностью собранного урожая. В компаниях должна быть внедрена система контроля за готовностью необходимой инфраструктуры, чтобы своевременно выявлять и устранять потенциальные проблемы.
Области, требующие внимания аудитора:
1. Строительство и поверка весовых: в компаниях должен осуществляться контроль за строительством и подключением к информационным системам весовых. Заблаговременно должно быть проведено электричество, проведена поверка весов, закуплено необходимое компьютерное оборудование, подключен интернет, лицензии, проведено обучение будущих сотрудников.
2. Текущий и капитальный ремонт токового хозяйства: хорошей практикой является наличие графиков работ, заблаговременно должны быть проведены ремонты крыши, асфальтового покрытия, отремонтированы зерноочистительные комплексы.
3. Текущий и капитальный ремонт столовых и общежитий: в рамках уборки, сельскохозяйственные компании обеспечивают питание не только для своих сотрудников, но и для привлеченных комбайнеров. Кроме того, необходимо создать адекватные условия для их размещения и отдыха, включая ночлег и доступ к санитарным узлам с душевыми кабинами. На фоне усиления требований к комфорту и соблюдению трудовых стандартов, своевременный ремонт и подготовка проживающих помещений набирают особую актуальность. Отсутствие надлежащих условий может привести к риску оттока наемных сотрудников, которые могут покинуть работу до ее завершения. Это, в свою очередь, существенно отразится на продуктивности и сроках выполнения уборочных работ. Организация должна уделить этому аспекту повышенное внимание, чтобы обеспечить непрерывность цикла уборки и поддержать морально-психологический климат среди работников.
Пример отсутствия контроля за ходом ремонтных работ: неисправное состояние асфальтного покрытия на территории токов (площадок) может стать причиной смешивания зерна с частицами разрушенного асфальта и грязью. Такое загрязнение угрожает качеству зерновых культур и может привести к ее забраковке покупателем. К этому добавляются дополнительные расходы на очистку партии, что увеличивает операционные издержки и снижает рентабельность продукции.
Предуборочная стадия
В преддверии уборочной кампании, за несколько недель до ее начала, менеджеры, отвечающие за сектор растениеводства, проводят предварительные оперативные совещания с руководителями хозяйств. В ходе этих совещаний осуществляется проверка готовности собственной техники и оборудования, а также складской инфраструктуры. Разрабатываются и утверждаются комплексные планы мероприятий, направленных на обеспечение пожарной безопасности и соблюдение требований охраны труда. Определяются и формализуются маршруты движения техники, планы охраны на время выполнения уборочных работ и ежедневные планы отгрузки продукции.
На данном этапе ответственные менеджеры подводят предварительные итоги, устанавливают сроки выполнения незаконченных задач и назначают ответственных лиц для каждого из направлений работы. Эти меры направлены на максимально эффективное и безопасное проведение уборочной кампании.
Уборка сельскохозяйственных культур
Период уборочной кампании, несмотря на свою относительную краткость, представляет собой время максимальной напряженности для всех участников процесса. Этот этап требует безукоризненной концентрации от ответственных менеджеров, высокой степени слаженности работы коллектива, а также ощутимо зависит от тщательно проработанных мероприятий на предуборочной стадии. Успех уборочной кампании во многом определяется качественной подготовкой и эффективным предварительным планированием.
Области, требующие внимания аудитора:
1. Контроль наличия техники в период уборки: наличие четко выстроенной системы мониторинга за плановым и фактическим наличием транспортных средств и уборочной техники является ключевым аспектом для обеспечения эффективности уборочных работ. Рекомендуется внедрение практики ежедневного мониторинга, которая включает составление отчетов об отклонениях между плановыми и фактическими показателями. Важно обеспечить указание конкретных причин возникших диспропорций и разработку оперативных мер, направленных на устранение проблем. Эти действия должны планироваться таким образом, чтобы эскалировать и решать возникающие проблемы в максимально короткие сроки.
2. Охрана: процесс уборки требует обеспечения усиленной охраны, что включает в себя найм дополнительного охранного персонала на временной основе или привлечение услуг частных охранных агентств. В рамках аграрного предприятия необходимо разработать детализированный план охраны. Этот план должен включать в себя задачи по расстановке контролеров и частных охранников (ЧОП) на ключевых контрольных точках, таких как места хранения урожая, весовые комплексы, поля и маршруты передвижения уборочной техники. Важно, чтобы план охраны предусматривал как стационарные посты, так и мобильные группы, гарантирующие высокий уровень безопасности на всех этапах уборочной кампании.
3. Мониторинг передвижения техники: современные технологии допускают интеграцию систем спутникового мониторинга в уборочную технику, что значительно повышает уровень управления и контроля рабочих процессов. Особое внимание следует уделить наличию специализированного подразделения или отдельного сотрудника, ответственного за мониторинг соблюдения скоростных режимов, а также за контроль передвижения и остановок уборочной техники согласно утвержденным маршрутам. В случае обнаружения каких-либо нештатных ситуаций, таких как подозрительные отклонения от заданных маршрутов, остановки или превышения установленных скоростных ограничений, необходимо немедленно оповещать ответственных лиц для выяснения причин таких нарушений и принятия соответствующих мер.
4. Бесперебойная работа ИТ систем: в период уборочных работ значительная нагрузка выпадает не только на персонал, но и на ИТ-системы, которые обрабатывают данные в режиме реального времени. Важно убедиться в наличии актуальных инструкций и проведении соответствующего обучения для весовщиков. Также необходимо гарантировать наличие источников бесперебойного питания и исправность систем видеонаблюдения. Кроме того, должны быть предусмотрены дополнительные резервные каналы связи и наличие страхового запаса ИТ-оборудования для предотвращения возможных сбоев и обеспечения непрерывности ИТ процессов.
5. Мониторинг соблюдения договорных условий: в ходе уборки неизбежно возникают непредвиденные ситуации, включая простои, необходимость внеплановых ремонтов, а также проблемы с доставкой техники или отклонения от договорной производительности. В связи с этим крайне важно назначить ответственных лиц, которые будут вести точный учет всех таких инцидентов в соответствии с регламентом, установленным в договоре. По завершении уборочного периода следует провести подробный анализ работы с подрядчиками. Правильное документирование всех фактов является ключевым для обеспечения юридической защищенности и предоставления доказательной базы в случае возможных судебных разбирательств.
6. Сводка о ходе уборки: управленческая отчетность во время уборочного периода имеет критическое значение для эффективного принятия решений. Руководство должно ежедневно получать от назначенных ответственных лиц сводные отчеты, включающие результаты предыдущего дня по объемам убранного урожая, информацию о загруженности мест хранения, а также данные о транспортировке продукции на элеваторы и в порты. Это обеспечивает менеджменту актуальные данные для оперативного управления и корректировки рабочих процессов.
7. Управление логистикой в процессе уборки: оперативное управление логистическими потоками в период уборочной кампании играет значительную роль, особенно при возникновении нештатных ситуаций на весовых и приемных пунктах. В такие моменты важно проявлять гибкость и эффективно перераспределять потоки транспортных средств к альтернативным узлам выгрузки, чтобы предотвратить пробки при взвешивании и минимизировать простои уборочной техники. Временные отступления от установленных графиков и маршрутов передвижения техники могут быть приемлемы для оптимизации и сглаживания логистических потоков, обеспечивая более рациональное распределение ресурсов и устранение заторов.
8. Распределение собственной и наемной техники: оплата услуг наемных комбайнов осуществляется на основе стоимости убранного гектара. При распределении уборочных площадей между собственными и наемными комбайнами необходимо учитывать фактическую урожайность. Важно отметить, что при низкой урожайности полей выработка техники выше. Таким образом, при заключении договора с наемными комбайнами с тарификацией за 1 Га, целесообразно использовать их на полях с высокой урожайностью, поскольку это позволит снизить расходы на привлечение наемной техники.
Пример возникновения внештатных ситуаций в ходе уборочной компании: в случае возникновения заторов на приемных элеваторах целесообразно перенаправить транспортные потоки с маршрута «Ток – элеватор» на маршрут «Поле – Ток». Такое решение позволит избежать длительных очередей на элеваторе, где транспортные средства могут оказаться заблокированными, в то время как комбайны останутся в поле с заполненными бункерами. Это предотвратит неэффективное использование уборочной техники и снизит риск наложения штрафов за простой комбайнов.
Заключение
Чтобы избежать конфликтов интересов и обеспечить независимость внутреннего аудита, необходимо, чтобы руководитель внутреннего аудита и аудиторы воздержались от принятия операционных решений в рамках любой операционной деятельности компании. Аудиторы должны участвовать в производственных совещаниях исключительно в качестве наблюдателей без права голоса, чтобы сохранить независимость и объективность своих выводов.
На заключительной стадии каждого этапа проверки, аудиторы могут составлять промежуточные отчеты, в которых фиксируются выявленные риски и предлагаются соответствующие рекомендации.
К завершению аудиторской проверки аудитор должен провести объединение информации из всех промежуточных отчетов, сделанных в период проверки. В этом аспекте особое внимание следует уделить анализу выявленных недочетов, принятым рекомендациям и оценке управленческих мероприятий по рискам, принятых руководством компании.
Для адекватной оценки эффекта от проведенного аудита следует рассмотреть как непосредственные последствия внедрения рекомендаций аудиторов, так и влияние управленческих решений по принятию на себя определенных рисков. Анализ этих аспектов позволит не только понять степень успешности реализации предложенных мер, но и оценить их влияние на эффективность уборочной кампании.
