Дебиторская и кредиторская задолженность: нужно ли держать руку на пульсе учёта задолженности?

Автор: Денис Баринов, главный специалист отдела внутреннего контроля АО «Атомстройэкспорт», член Ассоциации «Институт внутренних аудиторов»¹

Вступление

Дебиторская и кредиторская задолженности играют важную роль в бухгалтерском учёте любой компании. Эти понятия связаны с денежными обязательствами компании, и их корректный учёт обеспечивает финансовую прозрачность и контроль за денежными потоками.

На практике далеко не каждая компания должным образом относится к учёту задолженности, вследствие чего реализуются риски утраты денежных средств, ухудшение финансового результата компании и деловой репутации.

Какое значение учёт задолженности имеет в бухгалтерском учёте? Из каких этапов состоит проверка задолженности? Какие типичные нарушения допускает большинство компаний и почему нужно держать руку на пульсе учёта задолженности?

На эти и другие вопросы постараюсь последовательно выразить свое мнение, а также поделиться советами, которые, возможно, помогут вам в проведении будущих проверок.

Значение учёта дебиторской и кредиторской задолженности в бухгалтерском учёте

Дебиторская и кредиторская задолженность – неотъемлемая часть баланса любой компании.

Дебиторская задолженность, в соответствии с МСФО и с российскими ПБУ (ФСБУ), определяется как сумма подтвержденных долговых обязательств, причитающихся хозяйствующему субъекту от покупателей, заказчиков, заемщиков, подотчётных лиц и т.д. К долгам относят не только деньги, но также недоставленные товары, невыполненные работы или неоказанные услуги.

Дебиторская задолженность образуется в случаях: внесения аванса; предоставления отсрочки платежа; переплаты, например по налогам, авансовым расходам работников и т.п.

Кредиторская задолженность, напротив, показывает долговые обязательства бизнеса перед другими компаниями, работниками или государством. Наличие кредиторской задолженности не является благоприятным фактором для организации, существенно снижает прибыль и показатели оценки финансового состояния компании, формирует риски пеней и штрафов.

Аудит дебиторской и кредиторской задолженности позволяет сформировать мнения о достоверности информации о долгах и обязательствах компании.

Ключевые этапы аудита включают в себя:

• анализ существующих договоров;

• проверку документации;

• проверку правильности ведения бухгалтерского и налогового учёта;

• анализ задолженности с истекшим сроком исковой давности;

• проверку резервов по сомнительным долгам;

• проверку обоснованности списания дебиторской и кредиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности;

• проверку соответствия бухгалтерской отчётности и учёта.

Особое внимание в учёте дебиторской и кредиторской задолженности стоит уделять отслеживанию задолженности с истекшим сроком исковой давности. Просроченная дебиторская задолженность может привести к ухудшению финансового состояния компании, в том числе к её неплатежеспособности, поэтому важно своевременно выявлять и решать проблемы с дебиторами и кредиторами.

Процесс взыскания дебиторской задолженности предполагает последовательное применение мер по возврату долгов. Это может включать в себя направление напоминаний, претензий или обращение в суд. Важно следить за соблюдением законодательства и договорными обязательствами при взыскании долгов.

Процесс управления кредиторской задолженностью предполагает выявление структуры задолженности и разработку стратегии управления ей.

Этапы проверки дебиторской и кредиторской задолженности при проведении аудита

Проверка дебиторской и кредиторской задолженности при проведении аудита является одним из ключевых элементов финансового аудита компании. Аудитор должен убедиться в том, что дебиторская и кредиторская задолженности отражены в учёте и отчётности корректно, данные соответствуют действительности.

Первый этап проверки связан с анализом локальных нормативных актов компании, касающихся учёта дебиторской и кредиторской задолженности. На этом этапе аудитор должен убедиться, что учёт ведется в соответствии с действующим законодательством и локальными нормативными актами компании. Также на этом этапе проводится анализ типичных нарушений в учёте задолженности, таких как неправильное списание сумм, неверные сроки оплаты, неправильное начисление процентов по просроченной задолженности и т.д.

Второй этап аудита связан с анализом возникновения дебиторской и кредиторской задолженности. Аудитору необходимо проверить правильность отражения сумм задолженности, точность сроков погашения, а также оценить риски возникновения проблем в будущем.

Третий этап – инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности в форме наблюдателя при инвентаризационной комиссии организации либо в виде выборочной проверки соответствия фактической задолженности с данными проведенных плановых инвентаризаций организации. На этом этапе аудитор должен убедиться в том, что все документы, подтверждающие существование задолженности, находятся в наличии и соответствуют данным в бухгалтерском учёте и отчётности.

Четвертый этап связан с анализом бухгалтерского учёта дебиторской и кредиторской задолженности. Аудитор должен проверить правильность и своевременность проведения проводок, корректность отражения сумм задолженности в бухгалтерском учёте. Также на этом этапе аудитор может выявить типичные нарушения, такие как ошибочные проводки, несоответствие данных в разных документах и т.д.

Результаты аудита дебиторской и кредиторской задолженности могут быть разнообразными. Например, аудитор мог обнаружить неправильное начисление процентов по просроченной задолженности, ошибочное списание сумм, о которых несколько лет никто не помнит, или недостаточную документальную базу для подтверждения существования задолженности.

Этап 1. Анализ локальных нормативных актов

Одним из важных этапов проведения аудита дебиторской и кредиторской задолженности является анализ локальных нормативных актов организации. В этих документах обычно описывается порядок работы с дебиторской и кредиторской задолженностью, также они могут включать в себя правила учёта и взыскания задолженности, которые должны соблюдаться сотрудниками. Типичными нарушениями могут быть неправильное оформление документов, отсутствие контрольных механизмов, несвоевременное принятие мер по взысканию задолженности и т.д.

Этап 2. Анализ дебиторской и кредиторской задолженности

При проведении аудита дебиторской и кредиторской задолженности необходимо провести анализ текущего состояния задолженности. Важно своевременно выявить просроченную задолженность, а также оценить её величину и возможность взыскания. Также следует обратить внимание на возможные риски, связанные с дебиторской задолженностью, например риск утраты активов в связи с невозможностью взыскания долгов из-за банкротства контрагентов.

Этап 3. Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности

Для оценки задолженности организации необходимо проанализировать результаты инвентаризации всех дебиторских и кредиторских обязательств. Это позволяет установить точные суммы задолженности и сверить их с данными бухгалтерского учёта. При выборочной проверке их соответствия важно также оценить правильность разнесения задолженности по счетам учёта и подтвердить наличие документов, подтверждающих задолженность.

Этап 4. Анализ бухгалтерского учёта дебиторской и кредиторской задолженности в учётной системе

При анализе бухгалтерского учёта дебиторской и кредиторской задолженности часто выявляются различные нарушения, которые могут привести к ошибкам в финансовой отчётности. Например, неверное начисление процентов по просроченной задолженности или неправильное списание сумм на основании договора. Также часто наблюдается отсутствие документов, подтверждающих факт задолженности, что также может привести к ошибкам в учёте.

Часто в ходе аудита выявляются различные нарушения в учёте задолженности, которые могут привести к серьезным последствиям для компании. Например, неправильное проведение операций по списанию просроченной задолженности или несвоевременное отражение резервов по сомнительным долгам может привести к искажению финансовой отчётности. Также часто наблюдается недостаточность документации по дебиторской и кредиторской задолженности, что затрудняет контроль за её состоянием.

Один из способов минимизации рисков, связанных с дебиторской задолженностью – это эффективный процесс взыскания. Необходимо оценить эффективность взыскания задолженности и принять меры по улучшению данного процесса.

Контроль – «рука на пульсе» учёта задолженности

Контролировать дебиторскую и кредиторскую задолженность возможно, в том числе по отдельным

направлениям (подпроцессам). Включив данные направления в программу проверки, можно значительно увеличить детальное наблюдение за задолженностью и митигировать риски утраты денежных средств компании.

Дебиторская задолженность:

1. Стратегическое развитие:

• действия компании соответствуют рыночным условиям;

• предоставление отсрочек платежа покупателям происходит в соответствии со стратегией компании;

2. Распределение функций:

• наличие ответственности за мониторинг дебиторской задолженности, а также за порядок действий по процедурам взыскания.

3. Установление лимитов для контрагентов:

• наличие лимитов для групп контрагентов;

• эффективность процедуры установления лимитов;

• отгрузки при наличии просроченной дебиторской задолженности согласуются должным образом.

4. Управление дебиторской задолженностью:

• наличие системы мониторинга контрагентов по данным открытых источников;

• наличие информации о дебиторской задолженности, в т.ч. просроченной, у всех заинтересованных лиц;

• принятие мер по результатам мониторинга.

5. Сверка взаиморасчётов:

• наличие регулярных актов сверки взаиморасчётов.

6. Анализ системы мотивации:

• наличие значительной зависимости переменной части оплаты менеджеров по продажам от состояния дебиторской задолженности;

• депремирование сотрудников отдела закупок и службы безопасности при возникновении просроченной задолженности по статье «авансы выданные».

7. Анализ причин наличия задолженностей свыше 30/90 дней и списанной задолженности:

• факты значительной просрочки и списания дебиторской задолженности регулярно анализируются.

Кредиторская задолженность:

1. Установление очередности платежей:

• очередность платежей установлена;

• очередность платежей разумна.

2. Порядок приемки работ:

• соблюдение принципа «четырех глаз» при подписании акта выполненных работ/ полученных услуг;

• централизованное поступление актов выполненных работ/ полученных услуг в бухгалтерию (сразу после проставления печати);

• акты на незначительные суммы согласуются по упрощенной процедуре.

3. Согласование заявки на платеж:

• своевременное согласование заявки на платеж;

• эффективность процедуры согласования.

4. Осуществление и учёт платежей:

• резервирование денежных средств под защищенные статьи затрат;

• обязанности по осуществлению платежей и их отражению в учёте разделены;

• отсутствие задвоенных платежей;

• достаточность мер по исключению несанкционированного доступа к счетам.

5. Управление ликвидностью:

• применение различных инструментов по управлению ликвидностью (овердрафты, краткосрочные депозиты).

Таким образом, целью контроля дебиторской и кредиторской задолженности является выявление путей оптимизации её величины, снижение риска неплатежей или недопустимого увеличения/ непогашения задолженности и обязательств, направленные на улучшение платежеспособности и финансовой устойчивости компании.

Повышение эффективности проверки

Дополнительно ниже представлены советы по повышению эффективности проверки дебиторской и кредиторской задолженности, которыми вы можете воспользоваться в будущем.

Повышения эффективности проверки дебиторской задолженности достигнуть тяжело, потому что выборки не то, что очевидны, а близки к бесспорным (за исключением, может быть, работы с очень широким кругом контрагентов типа сотовой связи или ЖКХ). Тем не менее:

1. Попробуйте рассчитать фактическую маржинальность по каждому из контрагентов с учётом оборачиваемости его задолженности.

2. Обратите внимание на долю просроченной задолженности в процентах от общей задолженности контрагента в динамике. Это поможет выявить «учётную» реструктуризацию (общая сумма задолженности не меняется, а просроченная – снижается).

3. Может быть неожиданно, но проанализируйте затраты на борьбу с дебиторской задолженностью. Вполне может оказаться, что целый юридический отдел регулярно борется за взыскание мелкой задолженности, при этом получая гораздо большую зарплату. Данный подход неэффективен.

К повышению эффективности проверок кредиторской задолженности можно отнести пути поиска «неслучайных» выборок:

1. Просмотр «нестандартных» срочных договоров, финансируемых за счет аварийных лимитов. По таким договорам обратите внимание на то, что, возможно, работы были выполнены собственными силами.

2. Поиск договоров с возможностью увеличения суммы договора (прописанной в самом договоре).

3. Внутренние аудиторы обычно традиционно в курсе «скандальных» платежей: кто, когда, зачем, почему. Собственно, от такого нестандартного платежа можно начать «раскручивать тему» по порядку приемки работ и согласования платежей.

4. Ошибочные платежи. Может быть простая ошибка при вводе реквизитов (ничего страшного).

5. Если были попытки доступа к расчётному счету, проанализируйте ситуацию: когда выявлено, чем закончилось.

Данные предварительные процедуры позволят «случайную» выборку сделать значительно более эффективной.

Заключение

В заключение можно отметить, что правильный учёт и контроль за дебиторской и кредиторской задолженностью – это ключевой элемент финансового управления компании. Он помогает минимизировать риски неоплаты, обеспечивает финансовую стабильность и доверие со стороны бизнес-партнеров. Важно проводить аудит регулярно, чтобы своевременно выявлять и устранять ошибки в учёте.

---