Аудит процесса списания в розничной торговле

Авторы:

Михаил Тишунин, старший аудитор, «АШАН Ритейл Россия», член Ассоциации «Институт внутренних аудиторов»

Ирина Долгушева, директор по внутреннему аудиту, «АШАН Ритейл Россия», член Ассоциации «Институт внутренних аудиторов»¹

Введение

Что такое списание товаров в ритейле — это прежде всего фиксация так называемых «известных потерь», важный аспект управления запасами, который может существенно повлиять на финансовые результаты компании. В данной статье об аудите процесса списания в розничной торговле мы, в частности, рассмотрим основные причины списаний товаров и методы эффективного управления процессом.

Безусловно, в части комплаенса проведение аудита в данной теме касается базовых моментов: соблюдения внутренних процедур, корректного документального отражения списаний, в том числе в ERP-системах, включая модули «Управление продажами» и «Бухгалтерский учет». Но для определения периметра проверки следует также собрать ожидания от бизнеса, получить информацию о его понимании первопричин возникновения списаний и мнение о том, на каких разделах следует сделать особенный фокус при проведении проверки.

Так, например, цели аудита могут включать поиск ответа на следующие вопросы:

• эффективен ли процесс управления списанием в подразделении или в компании в целом;

• каковы причины высоких списаний и методы их снижения;

• способствуют ли условия договоров поставки минимизации списания;

• эффективны ли применяемые инструменты для снижения списаний;

• соблюдаются ли процедуры списания, включая физическую реализацию и документальное оформление;

• эффективен ли процесс компенсации списаний по страховым случаям.

Рассмотрим каждый из этих вопросов более детально.

1. Оценка процессов постановки целей и общего управления показателем списаний

Постановка целей по списанию должна основываться на результатах прошлых периодов. соответствовать принципу SMART и быть в одном векторе с другими показателями PnL. Любые серьезные отклонения в показателях должны иметь обоснование.

Результаты прошлых периодов за месяц/ квартал/ полугодие/ год рассматриваются бизнесом в отдельности, и при недостижении поставленных целей определяется комплекс мероприятий по снижению списаний. Данный план имеет несколько уровней:

1. локальные (на местах в бизнес-подразделении);

2. централизованные, включающие единые для всех правила и внедрение проектов.

Оценка аудитом эффективности данных процессов будет рассматриваться исходя из следующих факторов:

• насколько изначальные цели были корректно определены, достижимы и коррелируют с общими целями по товарообороту, количеству клиентов и проданных артикулов;

• проводится ли отслеживание фактических показателей по списанию;

• какие мероприятия применяются в соответствии с планом по снижению списаний при его наличии, насколько они эффективны;

• какое базовое обучение определено для сотрудников, его достаточность и охват.

2. Выявление причин высоких списаний аудитом

2.1 Анализ данных

С целью выявления причин списаний следует рассмотреть данные из ERP-систем за сопоставимые периоды для корректного учета фактора сезонности (например, сравнение года к году). Использование в выгрузках максимально возможного количества параметров позволит сопоставить между собой значения, которые не сравниваются в обычной практике с учетом большого объема данных, например:

• свойства товара и логистические и другие параметры артикула (например, сроки годности, вложение в короб², статус артикула³ и прочее);

• коммерческие показатели (маржа, продажи в рублях, штуках, килограммах);

• параметры заказа артикула (автоматическое предложение к заказу, минимальный запас⁴ артикула на полке и прочее).

Анализ следует проводить прежде всего по товарным категориям свежих продуктов (категории с наибольшим уровнем списаний).

Сопоставление указанных выше параметров может быть действительно полезным для определения причин возникновения списаний. Так, например, взяв срок годности артикула (в количестве дней) можно сравнить его с показателем минимального запаса данного артикула и ответить на вопрос: «Успевает ли запас данного артикула на полке реализовываться до истечения срока годности?». Как следствие, только одна эта корректировка потенциально может сократить списания и принести эффект от аудита.

В некоторых случаях количество вложений артикула в короб при поставках также может не успевать реализовываться в пределах срока годности продукции. Это возможно увидеть при аналогичном расчете.

Дополнительно следует изучить соответствующие договоры поставки, например в части MOQ (Minimum Order Quantity) — минимального объема заказа, который готов произвести производитель или продать поставщик для покрытия затрат на производство, доставку, получения прибыли и проч. Возможно также сопоставить параметры сроков годности артикула совместно с количеством вложения в короб и наличие в данных договорах MOQ (шт), что позволит оценить риски завышения количества товаров при поставках на объекты компании, которые впоследствии будут списываться, поскольку не успевают реализовываться в установленные сроки годности продукции.

Также необходимо оценить качество работы с заказами и их влияние на списание. Следует рассмотреть такие показатели как процент автоматизма заказов и процент корректировок предложений к заказу, что показывает качество автоматических заказов.

Для проведения более глубокого анализа причин списаний необходимо сделать выборку позиций-лидеров по списанию и разобрать каждый из них в отдельности за анализируемый период, делая акцент на периоды роста списания. Результаты данного анализа могут показать, что списания по конкретным случаям объясняются:

• некорректными настройками параметров автозаказа;

• дополнительными ручными корректировками предложений автозаказа в сторону увеличения заказов;

• ошибками расчета потенциальных продаж при ручных заказах;

• некорректными коэффициентами сезонности;

• особенностями ценообразования (например, недостаточно привлекательными промо тарифами/ скидками для реализации данного объема продукции);

• аномалиями качества товаров, не выявленными при приемке товара от поставщика.

В ходе аудита необходимо убедиться, что проводится оценка рентабельности артикула, и нерентабельные артикулы выводятся из ассортимента локально, для конкретных объектов, либо по компании в целом. Следует также оценить обоснованность исключений, если они сделаны для отдельных артикулов, и особенно, если исключения касаются определенного поставщика.

Для выбранных для посещения объектов полезно будет выгрузить из системы данные по списаниям и классифицировать их по причинам списания, категориям товара и т.п.

Анализ данных целесообразно проводить заблаговременно, до посещения объектов, чтобы подготовить наиболее полный и адекватный ситуации перечень вопросов для проверки на месте.

При этом выявление зависимостей между показателем списаний магазинов и такими показателями, например, как: плотность ассортимента на кв. метр, количество артикулов в целом по магазину и детально по категории, выборка гаммы ассортимента магазином, укомплектованности штата и т.д. действительно, сможет принести данному проекту законченный вид и добавленную стоимость.

2.2 Комплаенс

Соблюдение установленных правил в компании, регламентов и процедур можно проверить только посетив определенную выборку объектов. Чтобы иметь возможность систематизировать результаты и определить причины списаний, стоит выбирать объекты опираясь не только на сами результаты списаний (TOP/FLOP)⁵, динамику за период, но и на другие факторы, такие как площадь магазина, представленность ассортимента, нехватку персонала, расположение и т.д.

Списание продукции по причине «Потеря качества/ внешнего вида» может возникнуть в том числе и при несоблюдении санитарных норм и правил при приемке продукции, хранении на складе и реализации в торговом зале магазина. Необходимо убедиться в наличии и эффективности контроля соответствия температурных режимов хранения продукции на каждом из этапов жизненного цикла, включая всю цепочку – от приемки в распределительном центре (РЦ) от поставщика и транспортировки на объекты компании или транспортировки напрямую от поставщика сразу в магазины. Температурный режим существенно влияет на сокращение сроков годности продукции, что может привести как к рискам отравления покупателей, так и к административным санкциям со стороны Роспотребнадзора (РПН).

Причина списания «Истечение срока годности», безусловно, связана с завышенными, неадаптированными под темп товарооборота заказами, но к ней зачастую также приводят и ошибки человеческого фактора, когда нарушается принцип FIFO (first in, first out) при хранении и реализации продукции. От того, как на объектах соблюдается принцип ротации продукции, насколько успешно реализуются контрольные процедуры по отслеживанию сроков годности, и будет зависеть конечный результат. Необходимо учитывать текущий тренд с высокой востребованностью персонала на рынке труда и, как следствие, возрастающую потребность в автоматизации инструментов контроля сроков годности, эффективность которых также следует протестировать.

Немаловажным разделом аудита является процесс обучения персонала, который охватывает большой блок вопросов: план/ факт проведения обучения, насколько обучение актуально и понятно сотрудникам, насколько оно охватывает все бизнес-процессы.

Существенным риском для компании в части несоблюдения процедуры списания может быть отказ в снижении налогооблагаемой базы на размер списания товарно-материальных ценностей, если будут выявлены недостатки со стороны ФНС. Поэтому соблюдение этапов процедуры списания следует обязательно протестировать во время визитов на объекты:

• снятие товара с реализации в торговом зале/ складских помещениях магазина и перемещение в зону списания;

• организация зоны списания;

• физическое списание с фиксацией в ИС;

• соблюдение комиссионного принципа⁶ во время списания;

• документальное оформление списания (наличие соответствующих приказов о назначении ответственных лиц и комиссии по списанию, наличие актов ТОРГ-15, 16);

• утилизация списанных товаров.

3. Оценка эффективности применения инструментов для снижения списаний

Основным фактором, влияющим на скорость продаж артикула товара, является цена. Дисциплина соблюдения установленного регламента ценообразования в данном контексте также является важным аспектом. Для анализа в этом блоке стоит рассмотреть два варианта:

• локальное ценообразование тарифа на объектах (уценка/ временная скидка, продление сроков текущей скидки);

• централизованное ценообразование.

В дополнение к озвученным вариантам может быть реализован инструмент, позволяющий управлять продажными тарифами подходящей к истечению срока годности продукции. Реализация данного проекта на местах также требует отдельного внимания аудита в части его эффективности и присущих рисков, связанных с умышленным сокрытием ошибок.

4. Оценка эффективности процесса компенсации списаний по страховым случаям

В текущей деятельности магазинов периодически возникают форс-мажорные обстоятельства, связанные с поломками/ неисправностью технологического оборудования либо ЧС. Данные факторы могут привести к вынужденным списаниям, поэтому процесс компенсации списаний по страховым случаям также важен для контроля аудита, чтобы гарантировать снижение рисков. Необходимо рассмотреть, какой объем списаний за анализируемый период был связан с внешними причинами, и что из них покрывается договором страхования. Для получения страховой выплаты очень важно корректно зафиксировать объемы и причины списания.

Кроме того, внимания требуют и вопросы, касающиеся работоспособности технологического оборудования объектов (например, холодильного), в части OPEX (технического обслуживания и планово-предупредительного ремонта) и CAPEX (замены оборудования).

Заключение

Для продуктового ритейла показатель списаний является одним из основных и оказывает влияние на конечный экономический результат деятельности магазинов и компании в целом. В свою очередь, на показатель списаний оказывает существенное влияние не только организация работы с товаром в торговой точке (соблюдение правил хранения и реализации), но и качество работы других подразделений, которые должны обеспечить соответствующие ассортимент, ценообразование, условия поставок, информационные системы, контроль качества, найм и обучение персонала. Таким образом, проведение аудита списаний, который будет иметь добавленную стоимость для компании, – это сложный, комплексный процесс, который должен иметь результатом выявление первопричин завышенных списаний, что возможно только при анализе всех факторов, имеющих влияние на данный показатель. Тогда аудит сможет дать бизнесу полезные рекомендации, которые помогут улучшить показатель списаний при их реализации.

---