Аудит процесса организации тендерной работы компании, выступающей в роли поставщика услуг

Автор: Жанна Зайцева, к.э.н., ACCA (DipIFR Russian), ведущий специалист департамента внутреннего аудита в страховой компании, член Ассоциации «Институт внутренних аудиторов»1

В данной статье описан аудит бизнес-процесса организации тендерной работы, когда компания выступает в роли поставщика услуг и заключает договоры в рамках 44-ФЗ2 и 223-ФЗ3.

Основной задачей аудита является оценка эффективности системы внутреннего контроля в организации тендерной работы.

В крупных компаниях тендерами традиционно занимается отдельное подразделение, например, Управление тендерных продаж (далее – УТП). В функционал УТП входит поиск тендеров, организация участия в тендерах, отслеживание итогов тендера, работа по финансовому обеспечению заявок и исполнению контрактов, заключение договоров в рамках выигранного контракта, внесение во внутренние информационные системы данных о результатах тендера, анализ конкурентов и прочие обязанности.

Ниже приведены основные риски, характерные для организации тендерной работы в страховой компании (далее – СК):

1. Отсутствие регламентных документов или наличие неактуальных документов, регулирующих порядок тендерной работы.

2. Отсутствие планирования участия в тендерах.

3. Отсутствие КПЭ у сотрудников, занятых в тендерных процедурах.

4. Отсутствие документальной фиксации обоснования неучастия/ пропуска участия в тендерах и достоверных причин проигрыша.

5. Отсутствие анализа причин проигрыша тендеров.

6. Отсутствие/ неполное внесение в базы данных компании информации об участии в тендерах и их результатах.

7. Отсутствие согласования/ несвоевременное получение согласования руководства/ иных подразделений, необходимого для участия в тендере.

8. Заключение договора на условиях, отличных от согласованных руководством/ иными подразделениями, участвующими в тендере.

9. Отсутствие контроля за движением денежных средств, размещенных на электронных торговых площадках (ЭТП) для участия в тендерах, а также непосредственно у контрагентов для реализации условий выигранного тендера.

10. Необоснованная выплата комиссионного вознаграждения (КВ) агенту при заключении договора в рамках 44-ФЗ, 223-ФЗ.

11. Незаключение/ расторжение договора по результатам выигранного тендера.

12. Допущение нарушений в ходе тендерных процедур (обращения в ФАС как со стороны компании, так и других участников (конкурентов) на действия компании).

В ходе аудита целесообразно проанализировать имеющиеся регламентные документы, описывающие организацию тендерной работы. Это могут быть как внутренние документы УТП, так и документы по взаимодействию с другими подразделениями компании. В случае отсутствия регламентов, политик, распоряжений, приказов целесообразно проанализировать должностные инструкции сотрудников УТП. При наличии филиалов следует обратить внимание на используемые ими регламентные документы – применяются ли единые локально-нормативные акты компании или в каждом филиале действуют свои документы. Отсутствие регламентных документов может привести к невозможности/ сложности контроля процесса организации тендерной работы.

В СК к функционалу УТП относится работа с момента поиска тендера до объявления результатов. Расчетом страховой премии по заявке на страхование, поступившей в рамках тендера, оформлением договоров страхования по результатам выигранного тендера и дальнейшим их сопровождением занимаются продающие подразделения компании.

В ходе аудита необходимо проанализировать, каким образом проводится годовое планирование работы УТП:

  • цели, которые ставит менеджмент перед ответственным подразделением (например, получение определенного объема страховых премий по заключенным договорам страхования по результатам тендеров, процент участия в тендерах, процент побед, процент участия в тендерах с новыми клиентами, поиск и участие на новых ЭТП и пр.);

  • насколько запланированные результаты тендерной работы отвечают стратегическим целям компании;

  • кто, какими образом, с какой периодичностью контролирует выполнение запланированных показателей по тендерной работе.

На мой взгляд, в страховании результат тендерной работы следует определять не в момент заключения договора страхования, а в момент окончания договора и учитывать все расходы, которые понесла СК в течение срока действия договора (выплаченное КВ, произошедшие страховые случаи, задолженность по неоплаченным договорам страхования и пр.).

В ходе анализа выполнения плана тендерной работы необходимо проанализировать причины неучастия компании в тендерах и объем пропущенных тендеров. Например, компанией может быть принято решение не участвовать в тендерах, где страховая премия по одному договору страхования составляет менее 50 000 р. или договор заключается на короткий срок или объектом страхования являются высокорисковые объекты (например, легковоспламеняющиеся вещества) или когда заказчиками выступают юридические лица, по отношению к которым есть запрет на страхование4. В данном случае необходимо определить, кем из менеджмента было принято решение об ограничении в участии, и получить обоснование принятого решения.

Для участия в тендере (электронном аукционе) в рамках 44-ФЗ и 223-ФЗ страховой компании необходимо внести обеспечительный платеж. Размер обеспечения заявок на участие определяется процентом от цены договора, перечисляется на счет ЭТП, где проходит аукцион. Возврат обеспечения заявок производится автоматически на расчетный счет СК в установленный регламентом ЭТП срок после окончания тендера. Победителю тендера обеспечение заявки возвращается после заключения с ним контракта. Крупные компании, регулярно участвующие в тендерах, могут принять решение о резервировании денежных средств на счетах ЭТП с целью оперативного принятия участия в тендерах. В связи с чем целесообразно проверить необходимость резервирования свободных средств на счетах электронных площадок и объемы указанных резервов.

Когда СК становится победителем тендера, необходимо произвести размещение обеспечения исполнения договора – размер определяется процентом от цены договора, может быть представлен внесением денежных средств на счет заказчика или в виде безотзывной банковской гарантии, выданной банком или иной кредитной организацией. Способ обеспечения определяется участником закупок, с которым заключается договор, самостоятельно. Так как в СК в большинстве случаев УТП не участвует в процессе заключения и сопровождения договоров страхования, то, соответственно, оно не контролирует процесс возврата обеспечения. Поэтому необходимо обратить внимание на процедуру возврата обеспечения исполнения договора и кем контролируется возврат, с целью минимизации риска неэффективного использования денежных средств компании.

СК активно привлекают к работе страховых агентов, которые представляют интересы компаний, занимаются продажей страховых продуктов, заключением договоров страхования, организацией помощи при наступлении страхового случая и иными услугами. В случае заключения договоров по результатам тендеров, проходивших в рамках 44-ФЗ и 223-ФЗ, необходимо обратить внимание на документальное обоснование привлечения агента к заключению такого вида договоров. На мой взгляд, выплата агенту комиссионного вознаграждения по договорам является нецелесообразной, поскольку информация о тендерах находится в открытом доступе в Интернете5, все документы для участия в тендере готовит СК, и оформление договоров страхования по результатам тендера выполняют сотрудники, а не агент. В связи с чем существует риск признания расходов на комиссионное вознаграждение необоснованными для целей налогообложения прибыли.

Основным залогом успеха СК при участии в тендере является предоставление заказчику лучших условий страхования. Поэтому существует риск занижения размера страховой премии сотрудниками для победы в тендере, что возможно в результате игнорирования решений профильных андеррайтеров, иных заинтересованных лиц или самостоятельного расчета тарифа без участия андеррайтеров. В данном случае необходимо проверить кем, каким образом и как часто контролируется процесс расчета страхового тарифа по договорам, планируемым к заключению по результатам тендера. Кроме того, в случае занижения страхового тарифа или иных нарушений, допущенных в ходе тендерных процедур, существует риск обращения конкурентов в ФАС. Для анализа причин жалоб в ФАС со стороны конкурентов и работы с жалобами сотрудников УТП на действия конкурентов в рамках электронных аукционов, можно использовать данные сайта ФАС (база решений и правовых актов)6.

Информацию по тендерам целесообразно хранить во внутренних системах компании. Следует обратить внимание, каким образом данные попадают в системы (загрузка автоматизирована или сотрудники вручную вносят информацию) и на полноту содержания данных.

Также необходимо обратить внимание, кем и как часто анализируются результаты тендеров, особенно – причины проигрышей и какие мероприятия проводятся, чтобы избежать проигрышей в будущем.

* * *

В рамках аудита организации тендерных процедур в СК как поставщика услуг проводится оценка системы внутреннего контроля и определяются контроли, которые покрывают ключевые риски, и элементы, которые требуют усовершенствования.


Комментарии закрыты